ใช้ Excel เป็นโปรแกรมดูแลหอพัก บันทึกรายได้ ส่งบิลให้ลูกห้อง 2/3

เอาล่ะครับได้ฤกษ์เขียนโพสต่อเสียทีนานเลยที่ไม่ได้ update ช่วงนี้พอว่างล่ะ มาต่อกันเลยครับ

หอพักของผมมีทั้งหมด 42 ห้องน่ะครับ ถ้าหากว่าท่านมีมากกกว่าอาจจะต้องทำ codata ใหม่อีกทีและต้องทำ Vlookup ใหม่ เดียวอาจจะมีสอนตอนท้าย ๆ แต่ถ้าหากว่าไม่เกินก็ ใช้ได้เลยคัรบ ใส่แค่จำนวนห้องที่ท่านมีก็ใช้งานได้เลยครับ


มาเริ่มที่ Sheet1 ก่อนครับ ชื่อว่า From-Print ฟอร์มนี้ มีหน้าที่คือ จดค่าน้ำค่าไฟ

วิธีใช้งาน...

ก่อนอื่นเราต้องเคลีย์ค่า ตัวเลข ให้เป็น 0 ก่อน และเราก็ต้องรู้ว่าตัวเลข มิเตอร์น้ำไฟของเดือนที่แล้วคือเลขอะไรน่ะครับ จากนั้นเราก็ใส่ค่าตัวเลขลงไปที่ช่อง

ช่อง วันเดือนปีต้องแก้ไขเป็นวันที่ของเดือนและปีปัจจุบัน

B4 คือค่าล่าสุดที่เราจดเดือนที่แล้ว
C4 ปล่อยว่างไว้ เดี่ยวเราต้องเราค่านี้ไปจด

D4 คือค่าล่าสุดที่เราจดเดือนที่แล้ว
E4 ปล่อยว่างไว้ เดี่ยวเราต้องเราค่านี้ไปจด

Colume F ปล่อยว่างหรือเอาไว้ใส่หมายเหตุ ตอนไปจดก็ได้ครับ

จากนั้นก็ ปริ้นออกมา เป็น ฟอร์มสำหรับเอาไปจดค่าน้ำค่าไฟน่ะครับ และก็ Save ไว้รอเอาตัวเลขที่จดมาใส่ลงไป

-------------------------
ตอ่ไป sheet ที่ 2 ชื่อ All-bill มาดูกันเลยว่าต้องปรับตรงไหนบ้าง

สิ่งที่ต้องแก้ใข ก็จะมีแค่ในช่องที่ระบายสีเขียวน่ะครับ

Colume P = ถ้ามีคนอยู่ให้ใส่ 1 ถ้าว่างให้ใส่ 0
Colume S = ให้ใส่วันที่คนย้ายเข้า มีเงื่อนใขนิดหน่อย
                    หากเขาย้ายเข้ามาระหว่างเดือนไม่ครบเดือน excel จำคำนวณ ค่าเช่าเฉลี่ยต่อวันให้เอง โดยดูจาก วันที่ย้ายเข้า เที่ยบกับ วันที่ล่าสุดของเดือนที่เราทำบิล ( colume S เที่ยบกับ S48 หากน้อยกว่า 30 ก็เฉลี่ยวันเอา แต่อาจจะมีปัญหากับเดือน กุมภา อาจจะต้อง manual โดยไม่ใส่สูตรน่ะครับ)

K47 =  ค่าน้ำต่อหน่วย
K48 =  ค่าไฟต่อหน่วย

T46 = ค่าเช่าตึกเก่า
T47 = ค่าเช่าตึกใหม่
* หากมีราคาเดียวก็ คงต้อง Copy สูตร ใน Colume K ให้เป็นสูตรเดียวและแก้ราคาให้ตรงกับ เซลล์ที่เราอ้างอิงก็สามารถเหลือราคาเดียวได้แล้ว

S48 = ช่องนี้ ให้ใส่วันที่ สุดท้ายของเดือนที่เราทำบิล เพราะวันที่ตรงนี้จะเอาไปเที่ยบกับวันที่ เช่าของลูกห้อง เอาไว้สำหรับคำนวณค่าห้องในกรณีที่อยู่ไม่ถึงเดือนเฉลี่ยออกมาเป็นวันให้อัตโนมัติโดยอ้างอิงราคาค่าเช่าจากช่อง K47 หรือ K48

ก็ไม่มีอะไรแล้วสำหรับ Sheet ที่ 2

ต่อไป Sheet สุดท้าย

Print_Bill

สำหรับ Sheet นี้ เราแทบไม่ต้องทำอะไรล่ะครับ เพียงแค่ ตั้งค่าหน้ากระดาษของ ปริ้นเตอร์ให้เป็น A5 แนวนอน และ ตัดครึ่งกระดาษ A4 ใส่เครื่องพิมพ์ ก็สามารถปิ้นออกมาได้แล้วิธี ปริ้นก็แค่ เลือกห้องที่ต้องการ ปริ้น  แล้ว กดปุ่ม print ก็ จะสามารถปริ้น ใบแจ้งออกมาได้ทันที

ใช้ Excel เป็นโปรแกรมดูแลหอพัก บันทึกรายได้ ส่งบิลให้ลูกห้อง 1/3

ใครมีหอพักน้อย ๆ ไม่กี่ห้อง ก็ไม่อยากซื้อโปรแกรมให้ยุ่งยาก และไม่ต้องเสียเงินซื้อมาใช้ วันนี้ลองมาใช้ excel บันทึกรายได้ ปริ้นบิลแจกลูกห้องกันดูน่ะ ถึงจะไม่ดีเลิศแต่ก็น่าจะทำให้เรา มีบัญชีรายรับรายจ่ายง่าย ๆ ไว้ตรวจสอบ หรือส่งภาษีปลายปีได้ มาเริ่มกันเลยน่ะครับ ตัว excel เดียวจะแนบไว้ให้ท้าย ๆ แต่ ถ้าเอาไปใช้อาจจะงง ๆ เพราะแต่ละทีก็มีเก็บค่าต่าง ๆ แตกต่างกันไป เพราะฉนั่นเราก็ควรจะรู้วิธีใช้มันให้เข้าใจ จะได้ปรับเอาไปใช้ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้น่ะครับ



โอเคสิ่งที่เราจะต้องเตรียมคือ 1  excel ในเครื่องเรา ก็ตั้งแต่ v.2003 ขึ้นมาก็น่าจะได้อยู่หรือต่ำกว่านั้นก็น่าจะมี ขอให้มี function หรือชุดคำสั่ง Vlookup ก็ใช้ได้ล่ะ

ขออธิบาย ว่า Excel มีอะไรบ้างน่ะ ก่อนอื่นให้สร้าง Folder ไว้แยกเป็นปี และข้างในก็จะมีไฟล์แยกเป็นเดือนน่ะครับ ตัว file excel เดียวจะใส่ไว้ให้ตอนจบสุดท้ายน่ะครับ

 

สร้าง Folder แยกตามปี ไว้ก่อนน่ะครับ

 สร้าง ไฟล์ excel แยกตามเดือนไว้รอ

**** Sheet แรก จะเป็น Sheet ที่เราเอาไว้บันทึกค่าน้ำค่าไฟ โดยค่าน้ำเริ่มจะถูกดึงมาจากเดือนก่อนหน้าและหน้าตาจะประมาณนี้น่ะ

 **** Sheet 2 จะเป็น sheet ที่สรุปรายละเอียดของค่าน้ำค่าไฟค่าหอค่าต่าง ๆ และรวมเป็นเงินที่ต้องการจ่ายของหอพักที่เราจะรวมทุกอย่างและคิดเงินให้พร้อมสรรพออกมาในใบนี้และเอาไว้สำหรับตรวจสอบเรื่องเวลาลูกห้องมาจ่ายเงิน

 **** Sheet 3 จะเป็นตัวสรุปบิลเอาไว้พิมพ์บิลของแต่ละห้องส่งให้ลูกห้องรับบิล

เราสามารถเลือก ห้องเช่าเลขที่ ได้ โดยข้อมูลข้างในจะเชื่อมโยงกับ sheet ที่ 2 และดึงข้อมุลมาทำการใส่ให้ในค่าที่เป็นสีแดงให้อัตโนมัติ เอาละ่ อันนี้คือข้อมูลสำเร็จแล้ว ขอจบช่วงแรกก่อนเดียวจะต่อช่วงต่อไปโดยเอาไฟล์ที่แนบให้ไปทำตามและแก้ใขให้เข้ากับหอพักของเราได้ จะพยายาม อธิบายให้ละเอียดทุกช่องเลย.. โปรดติดตามต่อในตอนที่ 2

-------------------------------